La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture. Il formato, in cui le fatture devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.
- La fattura elettronica viene creata e compilata tramite un software di fatturazione elettronica in formato XML.
- Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
- L’emissario della fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche.
A questo punto il Sistema di Interscambio (SdI):
- riceverà le fatture elettroniche da parte dell’emittente e cioè dal cedente/prestatore (o di un intermediario) al quale verrà rilasciato un riscontro dell’avvenuta trasmissione;
- per ogni file della fattura elettronica o lotto di fatture elettroniche correttamente ricevuti, effettuerà successivi controlli del file stesso. In caso di mancato superamento dei controlli verrà recapitata – entro 5 giorni- una “ricevuta di scarto” del file al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al SdI. La fattura o le fatture del lotto di cui al file scartato dal SdI si considereranno non emesse;- nel caso in cui il file della fattura sia firmato elettronicamente, effettuerà un controllo sulla validità del certificato di firma. In caso di esito negativo del controllo, il file verrà scartato e verrà inviata una ricevuta di scarto. Anche in questo caso la fattura elettronica o le fatture del lotto di cui al file scartato dal SdI si considereranno non emesse;- recapiterà la fattura elettronica al soggetto cessionario/committente (in alternativa, la fattura elettronica potrà essere recapitata dal SdI, per conto del cessionario/committente, ad un intermedio).
NORMATIVA E SCADENZE
La fattura elettronica è entrata in vigore inizialmente in Italia da 2014 come documento obbligatorio per tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione. Dal 2017 il Sistema di Interscambio è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati (chiunque abbia una partita IVA in parole povere) per poter trasmettere e/o ricevere fatture elettroniche in modo facoltativo.
La legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi IVA privati (aziende e professionisti con P. Iva) che verso i consumatori finali.
Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra i soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.
Sono, invece esonerati dalle precedenti disposizioni i soggetti passivi che rientrano nel cd. “regime di vantaggio” e quelli che applicano il regime forfettario.
Tuttavia tali soggetti, qualora ricevano dai propri fornitori fatture in formato elettronico, avranno comunque l’onere della conservazione digitale e l’emissione verso la P.A.
COME FUNZIONA NEL DETTAGLIO LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Con la sola volontà di rendere meno complicate e più chiare le cose fondamentali, qui di seguito affronteremo nel dettaglio i seguenti argomenti:
- Compilazione della fattura elettronica
- Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d’Interscambio
- Ricezione e registrazione della fattura
- Conservazione della fattura elettronica
COME SI COMPILA UNA FATTURA ELETTRONICA
I processi di fatturazione elettronica tra privati mediante il Sistema di Interscambio e verso la pubblica amministrazione sono quasi identici.
Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione o gestionale (potrai chiedere al nostro studio di essere assistito per l’implementazione di un software che ti consenta di svolgere la procedura in autonomia oppure affiancandoti nelle prime operazioni)
La procedura per fatturare è sempre la medesima. Compili la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla vi e-mail, generi il file fattura nel formato XML e la invii nel Sistema di Interscambio.
Prima di tutto però dovrai indicare il tuo recapito telematico (PEC o codice univoco) all’Agenzia delle Entrate ed inoltre ti consigliamo di generare anche il tuo QR code, tale codice consentirà al soggetto che emette la fattura elettronica di acquisire automaticamente i dati identificativi del cliente e l’indirizzo telematico mediante la scansione con un lettore ottico del QR code fornito dal cliente.
Attraverso una applicazione dedicata, il QR code potrà essere memorizzato sul cellulare – tablet, semplificando il processo di condivisione dello stesso con il fornitore. Entrambe le suddette operazioni sono delegabili.
Ti consigliamo, comunque, di iniziare il prima possibile con le operazioni di raccolta dati :
anagrafica clienti, indirizzi Pec e codici SDI. Se alcuni di questi dati in tuo possesso risultassero errati il tuo lavoro subirà dei rallentamenti e degli intoppi.
La differenza importante tra una fattura elettronica B2B (tra soggetti passivi IVA) una fattura alla Pubblica Amministrazione (PA) e una verso consumatori (B2C)
Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:
- Gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un codice univoco di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
- I consumatori nel caso di fattura elettronica destinata ad un consumatore finale, un soggetto IVA rientrante nei regimi agevolati di vantaggio o forfettario o dell’agricoltura, l’emittente potrà valorizzare solo il campo “Codice destinatario” con il codice convenzionale e la fattura verrà recapitata al destinatario attraverso la messa a disposizione del file su apposita area web riservata dell’Agenzia delle Entrate;
- Per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) le strade di invio possibili sono due:
- PEC: il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale SdI inoltrerà la fattura.
- Codice destinatario SdI: quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura.
FIRMARE DIGITALMENTE LA FATTURA ELETTRONICA E INVIARLA TRAMITE SdI
Una volta che hai prodotto il tuo file Xml sarà necessario firmarlo digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarlo tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario. La scelta più semplice è affidare questo processo a un gestionale di fatturazione che ha tutto incluso semplificando l’invio al Sistema, la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali messaggi di errore.
Il servizio si occuperà di:
- Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
- Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuale problemi o anomalie.
- Effettuare la conservazione sostitutiva del documento elettronico per 10 anni.
RICEZIONE E REGISTRAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA
“Ok, il Sistema di Interscambio è dove mando la fattura, ma come ricevere la fattura elettronica?”
Il SdI è una specie di postino, sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici. A te non resterà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla, ovvero potrai delegare tale procedura al tuo commercialista.
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE ELETTRONICHE: COSA SIGNIFICA?
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni, sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
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